Manajemen Organisasi

Sebenarnya ini adalah materi keorganisasian umum, yaitu: POAC.
Walau begitu, mari kita bahas satu persatu:

1. Planning

Dalam perencanaan organisasi, hal pertama kali yang harus dilakukan adalah pendefinisian PFP organisasi, yaitu: peran, fungsi, dan potensi organisasi. Peran dan fungsi bersifat given, karena biasanya kedua hal tersebut telah tercantum pada AD/ART kemudian ditambah dengan arahan dari Badan Legislatif organisasi tersebut. Sedangkan potensi, berasal dari analisis kondisi organisasi tersebut yang terjabarkan dalam SWOT, yaitu: Strength adalah kelebihan yang berasal dari internal organisasi, weakness adalah kekurangan yang berasal dari internal organisasi, opportunity adalah kelebihan yang berasal dari eksternal organisasi, sedangkan threat adalah kekurangan yang berasal eksternal organisasi.

Tahap selanjutnya dari masa perencanaan adalah perumusan visi organisasi. Visi ini haruslah mendefinisikan fungsi dari organisasi yang bersangkutan. Agar mudah, visi sebaiknya dibuat keyword dari tujuan organisasi terlebih dahulu, setelah itu baru dibuat kalimatnya. Syarat visi terangkum dalam akronim SMART, yaitu Spesific agar mudah divisualisasikan, Measurable dengan memiliki parameter-parameter untuk mengukur tingkat keberhasilan kita dalam mencapai visi, Achievable yaitu harus rasional dan dapat dicapai oleh suatu kepengurusan. Reasonable sehingga layak diperjuangkan dan terdapat alasan yang kuat bagi kita untuk mengejarnya, serta Time-phased dengan memiliki bingkai waktu yang jelas dan memiliki tahapan-tahapan waktu dalam pencapaiannya. Dan kalimat visi biasanya diawali dengan kata “Menjadi…”

Terakhir, silakan tentukan Misi dari organisasi ini. Misi merupakan hal yang lebih strategis dan harus ‘mengakurkan’ antara PFP dengan Visi organisasi, serta harus bisa diturunkan menjadi sebuah atau beberapa proker sehingga tercapai tidaknya visi bisa kita lihat dari keberhasilan prokernya. Sebagai tambahan, biasanya misi diawali dengan kata “Melakukan…” atau “Membuat…”

2. Organizing

Setelah masa perencanaan selesai, kini saatnya beralih pada tahap pengorganisasian. Setidaknya ada 2 hal yang harus diorganisasikan, yaitu struktur organisasi dan sumber daya manusia.

Sedikitnya ada 4 jenis struktur organisasi, kita bisa memilihnya sesuai dengan kebutuhan:
a. Fungsional: berdasarkan fungsinya. Jenis ini sering dipakai oleh banyak organisasi, intinya ada ketua organisasi dan divisi-divisi di bawahnya yang memiliki fungsi-fungsi tertentu, seperti: HRD dan PR.
b. Teritorial: berdasarkan teritori. Struktur pada poin sebelumnya sering dipakai oleh organisasi tunggal (hanya satu organisasi), sedangkan pada struktur secara teritori dipakai oleh organisasi yang besar dan tersebar di berbagai tempat, sehingga membutuhkan organsisasi secara teritori.
c. Alur Kerja: sepertinya yang ini perlu langsung diberi contoh sahaja. Misal dalam  perusahaan otomotif, alur kerjanya adalah produksi bagian-bagian kendaraan, perakitan kendaraan, dan finishing (pengecatan dll). Maka, strukturnya adalah mengacu pada hal tersebut.
d. Gabungan dari jenis-jenis sebelumnya dengan berbagai kombinasinya.

Kaidah struktur organisasi adalah efisien dalam 3K (Komunikasi, Koordinasi, Kontrol). Oleh karena itu, hindari organisasi yang terlalu gemuk maupun panjang birokrasinya. Tips mudahnya, tentukan proker lebih dulu daripada struktur, dengan catatan bahwa proker itu adalah turunan dari misi (ingat: visi itu tataran strategis, misi itu taktis, dan proker itu teknis. jadi, harus ada hubungan yang erat antar ketiganya). Bila sudah ada proker, pengorganisasian struktur akan lebih mudah.

Sedangkan dalam pengorganisasian sumber daya manusia perlu adanya Positioning yang jelas, yaitu: Manajemen Sumber Daya Manusia. Untuk mengatur itu, ada beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan agar organisasi bisa berjalan dengan baik, diantaranya adalah:
a. Kualitas dan Loyalitas. Faktor yang penting dalam masalah ini, karena bila kita memilih seorang yang tidak berkompeten di bidang itu, tunggu saja kehancurannya. Hanya saja, kualitas tidak cukup. Untuk apa kompetensinya baik tetapi kabur-kaburan (baca: tidak bertanggung jawab)?
b. Kaderisasi. Faktor yang sering terlupa adalah menjadikan manajemen SDM sebagai salah satu persiapan regenerasi. Terkadang ketiga hendak terjadi peralihan kepengurusan, kita kebingungan mencari orang untuk meneruskan perjuangan. Oleh sebab itu, penting memasukkan aspek kaderisasi ke dalam hal ini. Selipkan satu-dua orang yang lebih muda ke struktur dalam bingkai kaderisasi.
c. Politis. Faktor tambahan yang bisa membantu keberhasilan organisasi. Untuk beberapa posisi, diperlukan penempatan orang yang mampu menarik basis massanya, sehingga semakin banyak yang bisa dirangkul oleh organisasi tersebut.

3. Actuating

Fase actuating terejawantahkan dalam program kerja yang telah kita susun. Pertimbangan suatu proker adalah:
a. Sesuai tujuan. Sudah disinggung pada pembahasan sebelumnya, bahwa sebuah proker harus memiliki garis merah dengan visi dan misi.
b. Terukur dan realistis. Harus ada parameter keberhasilannya dan mungkin untuk dicapai.
c. Relevan dan Efisien. Proker yang baik adalah yang benar-benar tepat pada apa yang dibutuhkan atau diinginkan sasaran proker. Maka dari itu, survei menjadi penting dalam masalah ini.

4. Controlling

Controlling memastikan agar actuating dan organizing tetap pada koridor dan arah yang disepakati ketika planning. Controlling musti dilakukan secara berkala, yaitu melalui rapat rutin. Itulah sebabnya bahwa rapat rutin merupakan hal yang penting. Bila ada masalah pada suatu organisasi, silakan cek rapat rutinnya, kemungkinan besar rapat rutinnya tersendat. Nah, dalam rapat rutin ada beberapa agenda penting, diantaranya:
a. Progress report kerja. Apa saja yang sudah dilakukan. Dari sini, kita sudah tahu posisi kita sudah sampai mana dari target keberhasilan. Selain itu, kita juga bisa mengukur kecepatan gerak organisasi.
b. To-do list. Setelah tahu posisi kita dalam mengejar target, kita harus membuat daftar apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai target dengan waktu yang tersisa.
c. Masalah-masalah yang ada. Mencari tahu apa saja hambatan/kesulutan yang ada, serta kesalahan-kesalah yang pernah dibuat selama ini. Gunanya untuk meminimalisasi hal tersebut ke depannya.
d. Agenda-agenda lain.

2 thoughts on “Manajemen Organisasi

  1. Ping-balik: Manajemen Organisasi (via perjalanan seorang arsitek merancang peradaban islam) | Blognya si Mazhar

  2. saya tertarik dengan kalimat “menjadi bintang yang meyinari, menjadi pelangi yang mewarnai ” dalam blog anda.

Silakan menanggapi tulisan ini...

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s