Manajemen SDM

Manajemen SDM

Berhubung sekarang lagi hangat-hangatnya suksesi di setiap organisasi di ITB, jadi pengen sharing pengetahuan yang saya dapatkan ketika ngambil matkul Manajemen SDM dulu.

Begini teman-teman, manajemen SDM itu hal yang agak merepotkan tetapi cukup menyenangkan lho. Seingat saya, tujuannya ada tiga: pertama, menentukan apa saja kompetensi yang harus dimiliki pada jabatan/posisi tertentu; kedua, menilai kompetensi apa saja yang telah dimiliki oleh seseorang; dan ketiga, mengevaluasi apakah seseorang itu cocok pada suatu jabatan. (CMIIW)

Nah, sekarang kenalan dulu sama macam-macam kompetensi. Kira-kira ada 6 kelompok besar kompetensi yang tiap-tiap kelompok besar itu punya kelompok-kelompok kecil sekitar 2-4 buah.
Ini dia, macam-macam kompetensi menurut dispenser (namanya mirip-mirip dispenser dan sekelas menjuluki beliau dengan nama tersebut, jadilah saya ingatnya dispenser *maafkan aku pak!*):

  1. Kemampuan meningkatan prestasi dan implementasi / achievement and action.
    • Achievement orientation (ACH)
    • Concern for order, quality, and Accuracy (CO)
    • Initiative (INT)
    • Information seeking (INF)
  2. Kemampuan melayani / helping and human service
    • Interpersonal understanding (IU)
    • Costumer Service Orientation (CSO)
  3. Kemampuan memimpin / impact and influence
    • Impact and influence (IMP)
    • Organizational awareness (OA)
    • Relationship building (RB)
  4. Kemampuan mengelola / managerial
    • Developing other (DEV)
    • Directiveness (DIR)
    • Team work and cooperation (TW)
    • Team leadership (TL)
  5. Kemampuan berpikir / cognitive
    • Analictical thinking (AT)
    • Conceptual thinking (CT)
    • Technical/professional/managerial expertise (EXP)
  6. Kemampuan bersikap dewasa / personal effectiveness
    • Self control (SC)
    • Self confidence (SCF)
    • Flexibility (FLX)
    • Organizational Commitment (OC)

Oia, kita akan memenej SDM dengan sudut pandang tujuan pertama ya, tetapi nanti ujung-ujungnya insya Allah 3-3nya tercapai kok.
Lalulalu, mari kita mulai! =j

Langkah awal dalam proses yang panjang ini adalah dengan menentukan posisi/jabatan yang ingin dianalisis. Setelah itu, baru sebutkan:

  1. Tujuan
    Bahasa di matkul tuh ‘tujuan’, mungkin kalo bahasa sehari-harinya tuh ‘deskripsi kerja’ kali ya? Habis mirip sih. Biar gampang di bagian ini tuliskan apa saja deskripsi kerja si jabatan/posisi tersebut.
  2. Tugas
    Tugas adalah turunan yang lebih teknis dari tujuan. Biasanya 1 tujuan bisa dijadikan banyak tugas.
    Waktu di kelas MSDM, banyak mahasiswa yang salah di bagian ini. Kata dosen, tugas harus benar-benar teknis sehingga bila kita berada di jabatan/posisi tersebut, kita tak akan kebingungan lagi harus berbuat apa karena tugasnya sudah spesifik.
  3. Tempat
    Mulai dari bagian ini, kita akan mengacu pada Tugas (jadi abaikan tujuan). Nah, itu berarti tempat yang dimasksud adalah tempat kita melakukan Tugas tersebut. Masing-masing Tugas harus diberi keterangan Tempat pengerjaannya.
  4. SDM
    SDM berarti Sumber Daya Manusia yang akan berhubungan dengan kita selagi mengerjakan Tugas yang sedang kita bahas. Sama dengan sebelumnya, tiap Tugas harus diberi keterangan SDM yang akan bekerja sama dengan kita saat pengerjaannya.
  5. Alat
    Tuliskan di bagian ini alat-alat apa saja yang akan digunakan (sangat dibutuhkan) untuk mengerjakan masing-masing Tugas.
  6. Pedoman
    Bila ada, tuliskan acuan-acuan apa saja yang dipakai untuk mengerjakan masing-masing Tugas. Pedoman ini bisa berupa peraturan, SOP, standar, ataupun kesepakatan lainnya.
  7. Analisis Kompetensi
    Nah, ini baru berhubungan dengan Kompetensi yang kita bahas di awal tulisan yang jumlahnya sealaihum gambreng itu.
    Gampangnya tinggal tuliskan apa saja kode-kode Kompetensi (cem-cem ACH, CO, INT, INF, dll) yang dibutuhkan oleh Tugas ini dengan bantuan keterangan sebelumnya, mulai dari Tempat sampai Pedoman.

Oke, oke, akan saya beri contoh untuk memudahkan pemahaman. Enaknya bahas jabatan/posisi apa ya? Umm, pengelola mentoring aja ah. Hehe…

Jadi, beginilah yang disebut Tabel Inventarisasi Rincian Tugas Jabatan Pengelola Mentoring (tapi kolom tempat sampai pedoman ga ditulis dulu, karena ga cukup space-nya):

No

Tujuan

Tugas

Analisis Kompetensi

1. Melaksanakan kegiatan permentoringan Membuka pendaftaran peserta mentoring

ACH, CO, INT, INF, IU, CSO, IMP, OA, RB, DEV, TW, TL, AT, CT, EXP, SCT, SCF, FLX, OC
Mengelompokkan peserta mentoring

ACH, CO, INT, INF, IU, CSO, IMP, OA, RB, DEV, DIR, TW, TL, AT, CT, EXP, SCT, SCF, FLX, OC
Mengadakan opening program mentoring

ACH, CO, INT, INF, IU, CSO, IMP, OA, RB, DEV, DIR, TW, TL, AT, CT, EXP, SCT, SCF, FLX, OC
Menyimpan database peserta dan keberjalanan semua mentoring

ACH, CO, INT, INF, IU, CSO, IMP, OA, RB, DEV, DIR, TW, TL, AT, CT, EXP, SCT, SCF, FLX, OC
Mengevaluasi (secara kuantitatif) kondisi kelompok mentoring ACH, CO, INT, INF, IU, CSO, IMP, OA, RB, DEV, DIR, TW, TL, AT, CT, EXP, SCT, SCF, FLX, OC
Memperbarui data-data peserta ACH, CO, INT, INF, IU, CSO, IMP, OA, RB, DEV, DIR, TW, TL, AT, CT, EXP, SCT, SCF, FLX, OC

Dari tabel di atas, kita bisa menghitung berapa banyak masing-masing kompetensi muncul dalam setiap tugas. Lalulalu, hitunglah persentase masing-masing kompetensi itu. Cara penghitungannya seperti ini:

Persentase = (Jumlah kompetensi/Jumlah total) x 100%

Contoh: Persentase ACH =(22/389) x 100% = 5.66%

Jika semuanya sudah terhitung, buatlah Tabel Persentase Kompetensi Jabatan Pengelola Mentoring seperti yang ada di bawah ini (beberapa kompetensi di-skip):

No

Kompetensi

Jumlah

Persentase

1

Achievement orientation (ACH)

22

5,66%

2

Concern for order, quality, and Accuracy (CO)

21

4,40%

3

Initiative (INT)

19

4,88%

4

Information seeking (INF)

20

5,14%

17

Self control (SC)

21

5,40%

18

Self confidence (SCF)

19

4,88%

19

Flexibility (FLX)

22

5,66%

20

Organizational Commitment (OC)

23

5,91%

Total

389

100%

Semakin banyak jumlah total semua kompetensi, semakin presisi hasilnya. Minimal 300 lah. Tetapi kata dosennya sih, yang bagus itu berkisar 500-an.

Nah, terakhir, kita membuat Tabel Profil Kompetensi Jabatan Pengelola Mentoring. Caranya, buatlah range nilai dari yang terkecil hingga yang terbesar. Bila range-nya 1 sampai 5, maka persentase terkecil dari Tabel sebelumnya ditaro di nomor dua dan yang terbesar di nomor empat. Bila range-nya 1 sampai 10, maka persentase terkecil dari Tabel sebelumnya ditaro di nomor tiga dan yang terbesar di nomor delapan.

Jadi memang sengaja tidak ada yang ekstrim bagus dan ekstrim jelek, karena memang kebiasaan dunia psikologi begitu (katanya). Namun, bila kita memikirkannya lebih jauh: kalau misalnya ternyata banyak yang 5, apakah ada orang yang memenuhi kualifikasi itu? Pasti nanti ujung-ujungnya menurunkan standar. Sama saja kan?

Ini contoh tabel tersebut (ada yang di-skip lagi, biar hemat):

No

Kompetensi

Rating

1

2

3

4

5

1

Achievement orientation (ACH)

o

2

Concern for order, quality, and Accuracy (CO)

o

3

Initiative (INT)

o

4

Information seeking (INF)

o

10

Developing other (DEV)

o

11

Directiveness (DIR)

o

12

Team work and cooperation (TW)

o

13

Team leadership (TL)

o

17

Self control (SC)

o

18

Self confidence (SCF)

o

19

Flexibility (FLX)

o

20

Organizational Commitment (OC)

o

Tabel kompetensi merupakan hasil persebaran nilai persentase tiap poin kompetensi

  • Kolom 1 memiliki range nilai dibawah 3.86%
  • Kolom 2 memiliki range nilai antara 3.86%-4.53%
  • Kolom 3 memiliki range nilai antara 4.54%-5.22%
  • Kolom 4 memiliki range nilai antara 5.23%-5.91%
  • Kolom 5 memiliki range nilai di atas 5.91%

Dari situ, kita akan tahu apa saja Kompetensi yang paling menonjol untuk jabatan “Pengelola Mentoring”.

Walau sudah dapet angkanya sesuai hitungan, belum tentu bener hasilnya lho. Kita harus berkali-kali cek dan ricek. Misal gini: kalo kita lagi bahas posisi ketua atau koordinator, ternyata impact and influence, organizational awareness, developing other, dan team leadership-nya jelek (misalnya di posisi 2 atau 3). Berarti dipertanyakan tuh analisis jabatannya, harus diulang. Hehe…

Kalo ternyata dirasa sudah bener (masuk logika), selesai sudah perjalanan kita dalam manajemen sumber daya manusia ini. Semoga bermanfaat yaa… =j

2 thoughts on “Manajemen SDM

Silakan menanggapi tulisan ini...

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s